Ce cas pratique est illustratif. Il est composé à partir de plusieurs missions réelles menées par Nikita auprès de PME et ETI. Les noms et données ont été modifiés.
Le contexte
Une ETI de 120 salariés dans le secteur des services B2B. Un contrôleur de gestion seul, qui reporte au DAF. Sa mission : produire le reporting mensuel pour le CODIR, maintenir le forecast à jour, analyser les marges par ligne de service et préparer le budget annuel.
Avant l'intervention Nikita, le reporting mensuel lui prenait systématiquement 4 à 5 jours ouvrés. La semaine de clôture était une période de tension : relances des responsables de département, consolidation manuelle de 12 fichiers Excel, corrections d'erreurs de liens, mise en page des tableaux de bord, rédaction des commentaires d'analyse. Il arrivait au CODIR épuisé, avec peu de temps pour préparer une analyse vraiment argumentée.
1. L'audit : photographier le processus avant de le transformer
La première étape de la mission Nikita a été un audit de 2 jours du processus de reporting existant, source de données par source de données. Résultat : cinq étapes chronophages identifiées.
- Extraction ERP : 45 minutes d'extraction manuelle depuis Cegid, avec des exports CSV à reformater.
- Collecte des données opérationnelles : 6 à 8 relances par mail aux responsables de département, avec des délais de réponse variables. Cette étape à elle seule retardait la clôture de 1 à 2 jours.
- Consolidation Excel : assemblage manuel de 12 fichiers avec des formules RECHERCHEV sur des données non standardisées. Chaque mois, 2 à 3 erreurs de liens à corriger.
- Mise à jour des tableaux de bord : copier-coller des données consolidées dans les tableaux de bord PowerPoint de la direction. 3 heures de manipulation.
- Rédaction des commentaires : faite en dernière minute, souvent superficielle faute de temps.
2. Les agents déployés
Agent 1 : collecte automatisée des données opérationnelles. Un formulaire standardisé a remplacé les mails de relance. Chaque responsable reçoit le premier jour ouvré du mois un formulaire pré-rempli avec les données du mois précédent, corrige, valide et soumet. L'agent collecte les réponses, les formate et les injecte dans le fichier de consolidation. Délai de clôture réduit de 2 jours.
Agent 2 : consolidation automatique. Un script Python connecté à l'export Cegid et au formulaire réalise la consolidation automatiquement : agrégation des données, calcul des indicateurs, mise à jour des tableaux de bord Excel. Exécuté chaque premier lundi du mois à 8h. Le contrôleur arrive avec les données consolidées, sans manipulation.
Agent 3 : commentaires d'analyse. À partir du tableau d'écarts consolidé, Claude génère une première version des commentaires d'analyse : identification des écarts significatifs, causes probables, comparaison avec les mois précédents. Le contrôleur passe 45 minutes à valider, enrichir et contextualiser, au lieu de partir d'une page blanche.
Agent 4 : synthèse CODIR. Claude transforme le reporting complet en une synthèse exécutive en 5 points, dans le format attendu par le DAF : faits marquants du mois, indicateurs en vert/orange/rouge, points de vigilance, décisions à prendre. Le contrôleur peaufine le ton et valide.
3. Les résultats à 2 mois
Durée de la clôture mensuelle : de 4,5 jours à 4 heures. La semaine de clôture est redevenue une semaine normale.
Qualité de l'analyse : les commentaires sont plus précis, mieux structurés et livrés plus tôt, parce que le contrôleur a du temps pour les travailler. Le DAF a noté la différence dès le premier CODIR post-déploiement.
Erreurs de consolidation : zéro erreur de lien depuis le déploiement de l'agent de consolidation. Les 2 à 3 corrections mensuelles ont disparu.
Temps libéré : 3 jours par mois récupérés, utilisés pour approfondir l'analyse de rentabilité par ligne de service, une mission que le contrôleur n'avait jamais eu le temps de mener correctement.
4. Ce que ce cas enseigne
La collecte est souvent le vrai goulot d'étranglement. On pense au temps de calcul ; c'est en réalité le temps d'attente des données qui retarde le plus. Standardiser la collecte avec un formulaire a eu un impact immédiat, avant même de déployer les agents d'analyse.
L'agent de consolidation exige un audit préalable. Automatiser un processus de consolidation cassé produit des erreurs automatisées. L'audit initial a permis de nettoyer les sources de données et de standardiser les formats avant de déployer l'agent : une étape non négociable.
La valeur ajoutée du contrôleur s'est déplacée, pas disparue. Le temps libéré a permis de lancer une analyse de rentabilité par client qui n'existait pas. C'est ce type de travail qui apporte une vraie valeur stratégique à la direction et que le métier de contrôleur de gestion devrait occuper. L'IA a rendu cela possible.
Pour aller plus loin
Si votre processus de clôture mensuelle dépasse 2 jours, un audit IA Masterplan permet de cartographier précisément les étapes à automatiser et de chiffrer le gain avant tout déploiement.